Spisywanie protokołów notarialnych i inne realizowane czynności

Zgodnie z ustawą z dnia 14 lutego 1991 roku "Prawo o notariacie":

• Notariusz jest powołany do dokonywania czynności, którym strony są obowiązane lub pragną nadać formę notarialną (czynności notarialnych).
• W wypadkach określonych w ustawie czynności notarialnych może dokonywać również asesor notarialny zatrudniony w kancelarii notarialnej.
• Notariusz w zakresie swoich uprawnień, działa jako osoba zaufania publicznego, korzystając z ochrony przysługującej funkcjonariuszom publicznym, a czynności notarialne, dokonane przez notariusza zgodnie z prawem, mają charakter dokumentu urzędowego.
• Notariusz jest obowiązany zachować w tajemnicy okoliczności sprawy, o których powziął wiadomość ze względu na wykonywane czynności notarialne.
• Obowiązek zachowania tajemnicy trwa także po odwołaniu notariusza.

Jak wynika z art. 79 wymienionej wyżej ustawy, w ramach swoich obowiązków notariusz dokonuje następujących czynności:

• sporządza akty notarialne;
• sporządza akty poświadczenia dziedziczenia;
• sporządza poświadczenia – w ich zakresie notariusz ma możliwość poświadczyć: własnoręczność podpisu; zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem; datę okazania dokumentu; pozostawanie osoby przy życiu lub w określonym miejscu;
• doręcza oświadczenia;
• spisuje protokoły notarialne;
• sporządza protesty weksli i czeków;
• przyjmuje na przechowanie dokumenty, pieniądze i papiery wartościowe;
• sporządza wypisy, odpisy i wyciągi dokumentów;
• sporządza, na żądanie stron, projekty aktów, oświadczeń i innych dokumentów;
• sporządza inne czynności wynikające z odrębnych przepisów.
  

Czynności notarialnych dokonuje się w języku polskim. Na żądanie strony notariusz może dokonać dodatkowo tej czynności w języku obcym, wykorzystując własną znajomość języka obcego wykazaną w sposób określony dla tłumaczy przysięgłych lub korzystając z pomocy tłumacza przysięgłego.

Notariusz odmówi dokonania danej czynności, jeśli byłaby ona niezgodna z prawem. Należy ten fakt wówczas odnotować a następnie pouczyć klienta o możliwości i sposobie zaskarżenia odmowy, a na jego pisemne żądanie doręczyć w terminie tygodnia stosowne uzasadnienie podjętej decyzji.

Regulacje związane ze spisywaniem protokołów notarialnych

Zgodnie z art. 104 ustawy „Prawo o notariacie” w naszej kancelarii zajmujemy się także spisywaniem protokołów notarialnych. Wszystkie protokoły spisywane przez notariusza mają formę aktu notarialnego – narzucać ją może ustawa, ale także umowa, statut, regulamin czy inny akt wewnętrzny danej osoby prawnej. Sporządzony dokument zazwyczaj podpisują zarówno notariusz, jak i przewodniczący zgromadzenia czy zebrania.

Spisywania protokołów notarialnych dokonuje się między innymi w celu stwierdzenia przebiegu danych czynności bądź zdarzeń wywołujących skutki prawne – potwierdzamy m.in. złożone przez strony oświadczenia, stawiennictwo stron bądź niestawiennictwo jednej z nich. Do tej grupy protokołów należy również protokół dziedziczenia, który spisuje się po ogłoszeniu testamentu notarialnego lub własnoręcznego a przed sporządzeniem aktu poświadczenia dziedziczenia.

Protokółujemy także walne zgromadzenia organizacji, stowarzyszeń, spółdzielni i spółek oraz innych osób prawnych w przypadkach prawem przewidzianych. Istnieją też inne okoliczności, w których konieczne jest spisanie protokołu notarialnego – ustawa wymienia między innymi przyjęcie przez notariusza na przechowanie dokumentów, papierów wartościowych bądź pieniędzy.